งานครั้งที่ 3 ตัวอย่างการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัต

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ปัจจุบันสำนักงานจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้งานบังเกิดผลในด้านบวก อาทิ ความสะดวกรวดเร็ว ความถูกต้อง และสามารถทำสำเนาได้เป็นจำนวนมาก เป็นต้น อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์ เทเลเท็กซ์ เครื่องเขียนตามคำบอกอัตโนมัติ (Dictating Machines) เครื่องอ่านและบันทึกวัสดุย่อส่วน เครื่องถ่ายเอกสารแบบหน่วยความจำ เครื่องโทรสาร ระบบตอบรับโทรศัพท์อัตโนมัติ เพื่อเพิ่มความสะดวกให้ลูกค้า และลดปริมาณงานของโอเปอเรเตอร์ ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้ นำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงาน ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ในระบบสำนักงาน จึงเรียกว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งเทคโนโลยีดังที่กล่าวมานำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานได้ในหลายลักษณะ เช่น งานจัดเตรียมเอกสาร งานกระจายเอกสาร งานจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร งานจัดเตรียมสารสนเทศในลักษณะภาพ งานสื่อสารสนเทศด้วยเสียง งานสื่อสารสารสนเทศด้วยภาพและเสียง เป็นต้น

การประยุกต์ใช้ระบบบาร์โค้ด BAR CODE กับธุรกิจ

บาร์โค้ด คือ สัญลักษณ์ เป็นรหัสแท่งที่ใช้แทนข้อมูลตัวเลขมีลักษณะเป็นแถบมีความหนาบางแตกต่างกันขึ้นอยู่กับตัวเลขที่กำกับอยู่ข้างล่าง การอ่านข้อมูลจะอาศัยหลักการสะท้อนแสง เพื่ออ่านข้อมูลเข้าเก็บในคอมพิวเตอร์โดยตรงไม่ต้องผ่านการกดปุ่มที่แป้นพิมพ์ ระบบนี้เป็นมาตรฐานสากลที่นิยมใช้กันทั่วโลก การใช้บาร์โค้ดเพื่อความรวดเร็วทันสมัยต่อเหตุการณ์ โดยการออกเลขหมายให้กับสินค้าแต่ละตัวจะช่วยให้การติดต่อกันระหว่างผู้ค้า (ผู้ผลิต ผู้ค้าส่ง ผู้จัดจำหน่าย และผู้ค้าปลีก)

ประโยชน์ของบาร์โค้ด ช่วยให้การขายปลีกทำได้เร็วขึ้น ในห้างสรรพสินค้าเมื่อนำบาร์โค้ดเข้าไปใช้ จะช่วยให้การคิดเงินและเก็บเงินของพนักงานเร็วขึ้น ประหยัดเวลา ทำให้บริการลูกค้าได้รวดเร็ว นอกจากนี้จะเห็นว่าจำนวนสินค้าในห้างสรรพสินค้า นับแสนๆชิ้นจะไม่ต้องติดป้ายทุกชิ้น โดยเฉพาะความสามารถในการอ่านบาร์โค้ด ณ จุดชำระเงินของ การขายปลีกส่งผลให้การชำระเงินกระทำได้เร็วขึ้น ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น จากการกดตัวเลขราคาสินค้าของพนักงานเก็บเงินลดงานที่จะต้องทำตั้งแต่ 23-48% ขึ้นอยู่กับจำนวนชิ้นของสินค้าที่จำหน่าย ณ จุดชำระเงิน เพิ่มพื้นที่การขายและลด จำนวนพนักงานเก็บเงิน รวมถึงการข้อมูลที่สำคัญทั้งยอดขาย ประเภทสินค้าที่ขาย ตลอดจนยอดสินค้าคงเหลือในสต๊อกโดยผ่าน การควบคุมสินค้าคงคลังสามารถทำได้ง่าย

ในปัจจุบันได้นิยมนำระบบ บาร์โค้ด มาใช้ในเพิ่มความสะดวกรวดเร็ว ในการชำระเงินเป็นค่าสินค้าและบริการต่างๆ เช่น การชำระค่าบัตรเครดิต ชำระค่างวดสินค้าต่างๆ ค่าบริการ อาทิโทรศัพท์เคลื่อนที่ โดยที่ผู้ประกอบการจะเตรียมแบบฟอร์มการชำระเงินไว้ให้ลูกค้า เพื่อที่ลูกค้าสามารถ ถือแบบฟอร์มดังกล่าวไปชำระที่ธนาคาร ที่ทำการไปรษณีย์ หรือเคาน์เตอร์เซอร์วิสที่มีอยู่ทั่วไป

นอกจากนี้ระบบ บาร์โค้ด ยังมีการนำมาประยุกต์ใช้อย่างกว้างขวางในธุรกิจที่มีการจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลทางด้านลูกค้า และตัวสินค้าค่อนข้างมาก ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจการให้เช่า DVD โดยเจ้าของธุรกิจจะมีฐานข้อมูลลูกค้าอยู่ และใช้ระบบ บาร์โค้ด ติดไว้ที่แผ่น DVD ของทางร้าน เมื่อมีการเช่าก็ใช้เครื่องอ่านข้อมูลยิงอ่านค่าเป็นการบันทึกข้อมูลการเช่าทั้งหมด เช่น ชื่อลูกค้า ชื่อเรื่อง วันที่เช่า ฯลฯ

ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยี Barcode ในธุรกิจ